Blog Tin Học

Office 365 teams – Công cụ hỗ trợ đắc lực cho học sinh, sinh viên

Office Teams là ứng dụng không còn xa lạ với người sử dụng Office 365. Nhắc đến Office 365 Teams là người dùng chỉ nghĩ đến tính năng họp trực tuyến, chat nhóm. Tuy nhiên, nó còn có nhiều tính năng khác mà nhiều người chưa biết. Bài viết này sẽ giúp bạn khám phá những điều mới lạ của teams.

Office 365 Teams là gì?

Teams là nền tảng hỗ trợ việc cộng tác và giao tiếp  giữa các nhóm.. Teams giúp người dùng việc chung với nhau, trò chuyện, hội họp qua video. Teams giúp các nhân viên ở các chi nhánh của doanh nghiệp kết nối làm việc.

Office 365 Teams được xem như một dịch vụ quan trọng trong dòng sản phẩm Office 365 . 

Office 365 Teams là gì?
Office 365 Teams là gì?

Cơ cấu tổ chức và hoạt động của Teams?

Teams gồm 5 phần chính. Mỗi phần có một chức năng quan trọng khác nhau.

Xây dựng ngôi nhà riêng cho từng nhóm

Trong Office 365 Teams, sẽ có nhiều nhóm khác nhau hoạt động. Mỗi nhóm sẽ có một ngôi nhà riêng, đó là nơi làm việc chung và trao đổi giữa các thành viên nhóm.

Mỗi người nên thuộc một nhóm riêng sẽ khiến cho công việc quản lý, hợp tác trở nên hiệu quả hơn.

Channel – Mỗi kênh tựa như một căn phòng

Mỗi kênh sẽ được thiết lập chế độ  kênh Standard hoặc kênh Private. Trong kênh riêng tư, chỉ những người thuộc tổ chức kênh đó mới có thể hoạt động trong đó.

Trong kênh sẽ thiết lập một mục” Post” tất cả các cuộc trò chuyện hay thông báo đều được mọi người nhìn thấy. Mọi người cũng có thể đăng bài lên mục “ Post” đó.

Trong Channel  này thì mọi người có thể thỏa mái biểu thị cảm xúc. Hành động này được xem là bạn phản hồi lại ý kiến của các thành viên khác trong Channel. Bạn có  thể thả biểu tượng cảm xúc, Gif, meme, nhãn dán và nhiều thứ thú vị khác. Đây là cách mà Office 365 Teams giúp các bạn làm việc có hiệu quả hơn nhưng vẫn thoải mái. Từ đó tạo ra một môi trường thân thiện và vui vẻ.

Activity Feed – Nơi kết nối các dữ liệu 

Active Feed trong Office 365 Teams để kết nối các Channel. Nó giống như đường truyền đưa tin tới  các phòng để các thành viên trong Channel nhận được các thông báo, phản hồi liên quan đến kênh của mình đang hoạt động.  Mọi người truy cập vào mục Channel notifications để thấy các thông báo mới nhất.

Đối với những người khác kênh với nhau, nếu muốn trò chuyện với nhau sẽ nhắc tên bạn bằng cú pháp @tendangnhap của bạn trong teams. Tuy nhiên nếu bạn không có mặt trong phòng thì hệ thống sẽ thông báo ở mục thông báo cho bạn biết.

Chat – Cuộc hội thoại riêng giữa hai thành viên

Nếu bạn muốn trò chuyện với một người nào đó trong nhóm của mình thì bạn hãy mở cuộc trò chuyện. Nghĩa là bạn phải mở tính năng Chat hoặc Call trong  Office 365 Teams. Chat là mục lý tưởng để các thành viên trò chuyện với nhau về vấn đề xã hội hoặc những chuyện cá nhân. Tuy nhiên nếu muốn trao đổi công việc thì hãy sử dụng Channel.

Cuộc hội thoại trong teams
Cuộc hội thoại trong teams

Tab – note lại những thông báo quan trọng  

Đây là công cụ hỗ trợ ghim những thông báo quan trọng trên đầu trang. Đây có thể là thông báo mà các thành viên trong channel thường sử dụng. Mọi người sẽ  tìm kiếm những điều mình muốn dễ dàng hơn.

Từ đó sẽ  làm việc hiệu quả hơn và tập trung làm việc hơn vào những mục tiêu thật sự quan trọng. Những thông tin thương được mọi người đính kèm như bảng tính Excel, kế hoạch công việc được giao,..

Các tính năng của Office 365 Teams

Teams đực Microsoft tích hợp với những ứng dụng khác có trong bộ ứng dụng Office 365. Chính vì khả năng này, Teams gần như cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết để phục vụ cho nhu cầu công việc. Một số điểm nổi trội của Office 365 Teams

Bắt đầu cuộc trò chuyện trong kênh và nhóm

Tất cả các thành viên nhóm có thể trò chuyện và tham gia trong Kênh chung. Ngoài ra có thể mười các thành viên khác kênh tham gia cùng bằng cách @tendangnhap của người đó.

 Tính năng chat

Hầu hết các các tính năng chat đều có mặt tại các ứng dụng phục vụ làm việc. Mọi người có thể tổ chức trò chuyện giữa cá nhân với nhau, giữa cá nhân với nhóm và giữa nhóm này với nhóm khác.

Lưu trữ tài liệu trong Sharepoint

Mỗi nhóm dùng Office 365 Teams sở hữu riêng cho nhóm mình một trang SharePoint Online. Trang này như một thư viện chứa tài liệu mặc định của nhóm. Tất cả các tệp tài liệu được mọi người chia sẻ trong quá trình trao đổi, trò chuyện sẽ được tự động lưu trên trang Sharepoint. Những thành viên trong nhóm muốn tìm tài liệu thì vào trang này sẽ có đầy đủ tất cả những gì cần tìm.

Lưu trữ tài liệu trong sharepoint
Lưu trữ tài liệu trong sharepoint

Gọi video online và tính năng chia sẻ màn hình

Nhân viên trong công ty hoặc khách hàng bên ngoài công ty của bạn sẽ tổ chức cuộc gọi và trao đổi công việc với nhau. Tính năng này còn giúp những người tham gia cuộc họp thấy được mặt của nhau trong quá trình trao đổi. Ngoài ra chức năng  chia sẻ màn hình với một số bước vô cùng đơn giản và nhanh.

Hội thoại

Đây là một tính năng khác biệt đối với những nền tảng công tác khác. Với tính năng này, tất cả mọi người chỉ cần điện thoại có tải app Office 365 teams có thể tham gia cuộc họp. Người dùng cũng có thể tham gia khi không có mạng, tuy nhiên cần phải được cấp phép bổ sung.

Online meetings

Đây là tính năng giúp  khả năng liên lạc tương tác được nâng cao đặc biệt là các cuộc họp toàn công ty hoặc những cuộc họp đông người. Sức chứa của Office 365 teams dành cho khoảng 10.000 người dùng. Cuộc họp online có thể bao gồm bất kỳ ai bên ngoài hoặc bên trong doanh nghiệp nếu người đó có đường link vào cuộc họp. Ngoài ra tính năng này có thể lên lịch, ghi chú và nhắn tin trực tiếp trong cuộc họp. 

Tạo cuộc họp cho lần họp tiếp theo
Tạo cuộc họp cho lần họp tiếp theo

Khả năng tích hợp cao

Office 365 sở hữu  hơn 300 ứng dụng với đầy đủ các tính năng phục vụ cho công việc. Teams đã được Microsoft tích hợp với những ứng dụng khác trong hệ thống hoặc cũng có thể tích hợp thêm các ứng dụng hữu ích bên ngoài.

Office 365 Teams hạn chế những gì ?

Tuy có những lợi ích và cải tiến vượt trội nhưng Teams vẫn còn một số khuyết điểm cần khắc phục như:

  • Cần dựa vào tài khoản ứng dụng Outlook: không thể chia sẻ file tài liệu với nhau mà phải thông qua ứng dụng Outlook. Office 365 Teams không sắp xếp được lịch trình riêng, bạn phải truy cập  Lịch Outlook để xem lịch làm việc của mình.
  • Cách sắp xếp thư mục và các kênh, nhóm chưa được hợp lý. Tại sự khó khăn trong quá trình tìm kiếm các tính năng. 
  • Vì liên kết với những ứng dụng khác nên khi tham gia Office 365 Teams và Skype cùng lúc sẽ khiến cản trở quá trình làm việc vì không đồng nhất tính năng với nhau.
  • Đôi khi tính riêng tư của các nhóm chưa được rõ ràng vì những người trong nhóm có thể mời hoặc cho phép những người khác vào tham dự cùng.

Office 365 Teams giá bao nhiêu?

Office 365 Team có gói đăng ký miễn phí và các gói có phí của Office 365.

Những đặc điểm trong gói miễn phí bao gồm các tính năng sau:

  • Mỗi nhóm sẽ có 10GB bộ nhớ cho công việc
  •  Mỗi thành viên sẽ có riêng 2GB được thêm vào bộ nhớ cá nhân
  •  Không giới hạn tin nhắn trong quá trình trò chuyện trò chuyện và có tính năng tìm kiếm.
  • Tích hợp với nhiều ứng dụng công việc khác nhau. 
  • Có khoản 500.000 người dùng tối đa.

Ngoài ra nếu đăng ký và mua các gói có phí thì người dùng có thể mua theo tháng hoặc theo năm. Những gói này sẽ có những đặc điểm tăng dần theo cấp bậc.

Kết luận

Trên đây là toàn bộ những thông tin liên quan đến office 365 teams. Với những chức năng mà teams mang lại hy vọng giúp mọi người có những giờ học và làm việc thú vị.

Bình chọn
5/5
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest

Khám phá nhiều chủ đề khác