Blog Tin Học

Hướng dẫn sử dụng office 365 – Hướng dẫn từ A-Z 2022

Office 365 là gói phần mềm dịch vụ cung cấp các phiên bản đám mây cho các ứng dụng, để người dùng sử dụng hỗ trợ trong học tập và công việc. Tuy nhiên, vì là phiên bản mới nhất nên có nhiều người chưa biết nhiều thông tin về office 365 và cách sử dụng như thế nào. Vì vậy bài viết này sẽ giúp mọi người biết cách dùng thông qua hướng dẫn sử dụng office 365.

Giới thiệu bao quát về office 365

Giới thiệu bao quát về office 365
Giới thiệu bao quát về office 365

Bên cạnh các phiên bản quen thuộc với người dùng như office 2013, 2016, 2019 thì giờ đây microsoft mới cho ra mắt phiên bản office 365. Đây là 1 phiên bản vô cùng đặc biệt và còn khá mới đối với nhiều người dùng.

Phần mềm office 365 là gì?

Office 365 là phiên bản hoàn hảo nâng cấp từ office truyền thống. Điều đặc biệt, phiên bản này được tích hợp với công nghệ điện toán đám mây. Vì vậy người dùng có thể sử dụng phiên bản office 365 bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu. Thậm chí hỗ trợ người dùng làm việc trực tiếp mà không cần kết nối mạng.

Office 365 được thiết kế giúp người dùng làm việc trên mọi thiết bị với các cài đặt office 365 đơn giản. Người dùng có thể tải bộ office 365 về điện thoại để có thể dễ dàng thao tác làm việc. Phiên bản office 365 hỗ trợ đồng bộ tất cả các dữ liệu giữa các thiết bị liên kết với nhau.

Đây được xem là một trong những nâng cấp vượt bậc mà các phiên bản microsoft trước đó không có. Hiện tại office 365 đang trở thành là lựa chọn hàng đầu nhằm phục vụ nhu cầu chia sẻ tài liệu liên tục của người dùng.

Từ đó mọi người luôn muốn tìm hướng dẫn sử dụng office 365 nhanh chóng để nâng cao chất lượng công việc.

                 Công cụ hữu ích của office 365- Exchange online
Công cụ hữu ích của office 365- Exchange online

Danh sách các phần mềm và chức năng của Office 365

Hiện tại office 365 cung cấp đa dạng các phần mềm tiện ích cơ bản. Ngoài ra còn được nâng cấp thêm nhiều phần mềm mới  nhằm mang lại sự tiện lợi trong quá trình sử dụng cho người dùng. Hãy cùng khám phá hướng dẫn sử dụng office 365 về các phần mềm của office.

  • Microsoft Office: Cung cấp đầy đủ các công cụ như: trang tính excel, văn bản word, thuyết trình powerpoint,….
  • Lync Office: hỗ trợ những  phần mềm nhắn tin, hội thoại, video trực tuyến thông qua mạng internet cho người dùng.
  • Exchange Online: Là phần mềm cung cấp các tính năng như lịch, danh bạ, ghi chú. Tất cả các tính năng đều được kết nối với thư điện tử Email. Điều đặc biệt là người dùng có thể truy cập công cụ này bằng thiết bị điện tự khi không có mạng internet.

Lợi ích của phần mềm office 365

Tại sao nhiều người lại tìm hướng dẫn sử dụng office 365 như vậy? Bởi vì phần mềm office 365 có rất nhiều lợi ích dành cho tất cả các nhân người dùng và những tổ chức doanh nghiệp mà mọi người chưa biết cách sử dụng.

Vì ứng dụng dựa trên công nghệ điện toán đám mây nên người dùng có thể truy cập email, tài liệu từ bất kỳ thiết bị nào mà đăng ký tài khoản office 365. Đối với doanh nghiệp thì đây là một tiện ích vì có thể hỗ trợ cho những nhân viên làm việc từ xa và công việc đi lại nhiều. Như vậy những người này có thể truy cập vào hệ thống dữ liệu của công ty.

Tập đoàn Microsoft sẽ chịu trách nhiệm quản lý và bảo vệ thông tin người dùng một cách tuyệt mật. Việc tin tưởng và lưu trữ dữ liệu trên đám mây sẽ giúp người dùng giảm bớt chi phí khi mua phần cứng đắt tiền để lưu trữ thông tin. Ngoài ra lưu trữ trên đám mây sẽ giúp người dùng giảm bớt tình trạng mất dữ liệu. 

Với doanh nghiệp việc hoạt động nhóm sẽ diễn ra thường xuyên. Lúc này tính năng hợp tác của office 365 sẽ phát huy tác dụng. Mọi người có thể dễ dàng cùng nhau đón góp ý kiến, chỉnh sửa tài liệu trên cùng một công cụ chung. 

Hướng dẫn cài đặt, sử dụng office 365 mới nhất 

Hướng dẫn cài đặt, sử dụng office 365 mới nhất 
Hướng dẫn cài đặt, sử dụng office 365 mới nhất

Người dùng có thể khởi chạy online microsoft office 365 hay tải và cài đặt microsoft office 365 về máy tính thông qua hướng dẫn sử dụng office 365.

  • Bước 1: Trước tiên, bạn phải truy cập vào trang chủ, sau đó tiến hành nhập tài khoản và mật khẩu. Chọn ‘’ sign in’’ để tiến hành đăng nhập.
  • Bước 2: Tiếp theo, người dùng chọn cài đặt khác phía trên góc phải trình duyệt.
  • Bước 3: Sau đó, bạn bấm vào ‘’cài đặt office’’ để tải bản office về máy 
  • Bước 4: Tiếp đến, bạn khởi động ‘’file setup’’ vừa tải về để cài đặt. Bạn cần đợi vài phút để hệ thống cài đặt về máy.
  • Bước 5: Khi cài đặt đã hoàn tất, người dùng hãy tiến hành mở word hoặc excel lên và ứng dụng sẽ bắt bạn kích hoạt bản quyền. Khi đó, người dùng cần nhập tài khoản đã được cấp rồi nhấn ‘’next’’ và sẽ tốt hơn nếu người dùng có email edu. 

Sử dụng office 365 trên máy tính, điện thoại 

Theo hướng dẫn sử dụng office 365, thì để sử dụng người dùng chỉ cần truy cập trang chủ trên các thiết bị như điện thoại hay máy tính theo đường link của tiện ích. Sau đó, người dùng tiến hành đăng nhập bằng tài khoản và mật khẩu mà đã sở hữu sẵn. Sau khi đăng nhập thành công, màn hình dashboard sẽ xuất hiện với các tính năng sử dụng office online như: outlook, word, excel, powerpoint, onedrive, onenote,…Và tùy vào nhu cầu sử dụng mà người dùng chọn ứng dụng, công cụ phù hợp với mục đích công việc của mình.

Cách sử dụng các tính năng của onedrive trên Office 365

Cách sử dụng các tính năng của onedrive trên Office 365
Cách sử dụng các tính năng của onedrive trên Office 365

Cùng khám phá hướng dẫn sử dụng office 365 của onedrive để biết vì sao nó lại được dụng nhiều đến thế.

Upload file và thư mục

  • Bước 1: Bạn cần truy cập vào trang chủ của office theo hướng dẫn sử dụng office 365 và nhập tài khoản với mật khẩu để đăng nhập.
  • Bước 2: Sau đó, bạn chọn ứng dụng onedrive 
  • Bước 3: Người dùng chọn mục ‘’tải lên’’ để upload dữ liệu lên onedrive. Ở đây sẽ có 2 lựa chọn là tải lên tệp hoặc tải thư mục và tùy thuộc vào file tải lên và tốc độ internet mà thời gian tải sẽ nhanh hoặc chậm. Người dùng  sẽ thấy xuất hiện file mới trên onedrive sau khi tải lên.

Download file và thư mục

Cái này rất đơn giản, vì bạn chỉ cần chọn đến file hoặc thư mục cần download file từ onedrive , sau đó chọn chuột phải và chọn tải xuống là đã hoàn tất. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể thực hiện tương tự cho các thao tác khác như là xóa, di chuyển sao chép liên kết, sao chép đến và đổi tên.

Trình quản lý file/thư mục trong onedrive

Các thao tác để thực hiện khá đơn giản, người dùng chỉ cần chọn ‘’mới’’ sa đó chọn thư mục là xong. Nó cũng có thể tạo mới các file word, excel bằng cách làm tương tự.

Chia sẻ File và Thư mục

Nếu bạn muốn chia sẻ file hay thư mục cho nhiều người, thì bạn chọn vào mục ‘’chia sẻ’’ sau đó điền email của một hay nhiều người mà bạn muốn chia sẻ file đến là xong.

Cùng làm việc trên file

Theo hướng dẫn sử dụng office 365 hỗ trợ tối đa 5 người có thể cùng làm việc trên một tài liệu cùng một lúc. Do vậy, tương tác nhóm được xem là một trong những tính năng nổi bật của office 365. Điều đó có nghĩa là bạn có thể dễ dàng trả lời, thảo luận, theo dõi và cập nhật tài liệu trên cùng phiên bản.

Kết luận

Bài viết trên chúng tôi đã hướng dẫn sử dụng office 365 cho các bạn để mọi người có thể biết cách sử dụng một cách hiệu quả nhất trong học tập cũng như công việc. Với những chỉ dẫn cụ thể trên, tin chắc rằng bạn có thể thành công tải và sử dụng phần mềm về PC của mình chỉ trong một lần thử.

Bình chọn
5/5
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest

Khám phá nhiều chủ đề khác