Blog Tin Học

Cách cài đặt email trên Outlook Mail Client

Nếu bạn đang tìm cách quản lý email tốt nhất, vậy tại sao không dùng email client như Microsoft Outlook? Rất nhiều người cài đặt Outlook để quản lý email. Phần mềm email client này được dùng để gửi, nhận, lưu trữ email. Hơn nữa, bạn có thể gửi mail mà không cần mở trình duyệt web, sử dụng webmail. Bạn còn dùng được nhiều tính năng khác như lịch biểu, tác vụ, contact, và hơn thế nữa.

Trong bài hướng dẫn này, bạn sẽ biết cách làm thế nào để cài đặt email lên Outlook, hay Microsoft Outlook

Xem thêm: Cài đặt imap cho outlook

Chuẩn bị trước khi cài đặt email lên Outlook

Trước khi bắt đầu cài đặt email lên Outlook email client. Bạn cần chuẩn bị vài thứ sau:

  1. Domain name – vi-du.com
  2. Đã cài đặt Outlook trên máy tính
  3. Một địa chỉ email hoạt động bình thường – Hotro.blogtinhoc@gmail.com
  4. Mật khẩu của email đó
  5. Thông tin POP3/IMAPSMTP từ nhà cung cấp dịch vụ mail.

Nếu như bạn đã có domain và đã có sẵn email, tức là bạn đã phải có 4 yếu tố đầu tiên. Tuy nhiên, để cài email lên Microsoft Outlook bạn còn cần thông tin incoming (IMAP/POP3) và outgoing (SMTP) servers.

Cài đặt Email lên Outlook Mail Client

Giờ bạn đã có thông tin cấu hình email, đã đến lúc cài đặt email lên Outlook.

Microsoft Outlook có nhiều phiên bản và khá khác nhau. Các phiên bản chúng tôi hướng dẫn trong bài này là Cài đặt email lên Outlook 2019, Outlook 2016, và Outlook 2013.

Sau khi biết phiên bản đang dùng là gì bạn chọn đúng phiên bản hướng dẫn cài đặt lên Outlook mail bên dưới.

Microsoft Outlook 2019

Trong phần này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách cài đặt mail cho Outlook (phiên bản 2019)

1. Mở Microsoft Outlook 2019

Khi cửa sổ Outlook Mail mở lên, click vào nút Continue.

Màn hình Microsoft Outlook 2019 cài đặt mail2. Chọn IMAP/POP

Chọn IMAP/POP, khi thấy màn hình chọn nhà cung cấp mail.

cấu hình IMAP trên Microsoft Outlook 20193. Cấu hình IMAP/POP

Bạn chọn POP hay IMAP cũng được, chỉ cần điền thông tin tương ứng vào. Sau đó nhấn nút Add Account để tiến hành.

cấu hình imap pop3 để cài email lên outlook mail4. Hoàn tất cài đặt

Điền mật khẩu, nhấn nút Connect, và đợi quá trình này hoàn tất. Nếu hành công bạn sẽ thấy màn hình như bên dưới.

Thông báo cài đặt email lên Outlook mail thành côngVậy là xong, giờ bạn chỉ cần nhấn nút OK nó sẽ khởi động Outlook ngay.Microsoft Outlook 2019 interface.

Microsoft Outlook 2016

Ở mục này bạn sẽ biết cách làm thế nào để cài đặt email trên Outlook (bản 2016)

1. Mở Microsoft Outlook 2016

Nếu bạn mở Outlook Mail Client này lần đầu, màn hình setup sẽ hiện ra để bạn điền email, chọn Let me setup my account manually rồi nhấn nút Connect.

Chọn cài đặt email thủ công trên Microsoft Outlook 2016 login2. Cấu hình POP/IMAP và SMTP servers

Màn hình tiếp theo sẽ hiện lên bạn có thể chọn giữa POP và IMAP.

Điền thông tin bạn lấy được từ bước chuẩn bị và nhấn nút Next để tiến hành. Rồi nhập mật khẩu và nhấn nút Connect.Cài đặt email trên Microsoft Outlook 20163. Hoàn tất cài đặt email

Nếu màn hình lỗi hiện ra bạn cần điều chỉnh cấu hình bằng cách nhấn vào nút Change Account Settings để kiểm tra lại thông tin xem đúng không.

Tham khảo: Những cách gửi mail hàng loạt trong outlook, mail merge 2020

Lỗi hiện lên trên Microsoft Outlook 2016Còn nếu thành công màn hình kết quả sẽ như sau.

Màn hình thông báo tài khoản cài đặt hoàn tất.Tùy vào lựa chọn của bạn là POP hay IMAP. Tiếp theo, click vào nút Done để chuyển tới giao diện Outlook Mail của Microsoft Outlook 2016.

Giao diện Microsoft Outlook 2016

Microsoft Outlook 2013

Ở ví dụ này chúng tôi dùng Outlook 2013, các bước cài đặt email lên Outlook Mail bản này như sau:

1. Mở Microsoft Outlook 2013 và thêm tài khoản email vào

Nếu mở Outlook lần đầu, bạn có thể thấy thông báo Welcome. Nhấn Next.

Outlook welcome window

Bạn sẽ thấy cửa sổ Do you want to set up Outlook to connect to an email account?. Chọn Yes và nhấn Next.

Outlook yes/no window

(Tùy chọn) Nếu không phải lần đầu bạn mở outlook mail client, bạn có thể thêm tài khoản mới ở nút File phía góc trên bên trái màn hình.

Outlook file location

Rồi nhấn Add Account để thêm tài khoản email mới:

Add account location

2. Cấu hình tài khoản email

Trong trang tiếp theo, bạn sẽ thấy 2 tùy chọn để . Ở bài hướng dẫn này, chúng tôi chọn Manual setup or additional server types.

Outlook auto/manual option

Sau khi nhấn Next, bạn sẽ thấy màn hình như bên dưới để chọn POP hoặc IMAP và nhấn Next.

Choose service outlook window

Trong bước này bạn cần điền các thông tin chi tiết (bạn đã lấy từ Bước 1):

Settings window Your Name – Tên hiển thị khi gửi email, bạn có thể điền tên của bạn Email Address – Điền địa chỉ email đang cần cài đặt Account Type – Tùy chọn này tùy thuộc vào bạn. Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ mail đều hỗ trợ POP3 và IMAP và cái cũng có ưu điểm của nó.

Tiếp tục điền thông tin tương ứng với incoming mail serveroutgoing mail server bằng thông tin bạn thấy trong control panel của mail hosting, nhập địa chỉ email đầy đủ ở phần username và mật khẩu.

Đừng quên đánh dấu Remember password để bạn không cần phải điền mật khẩu lại mỗi lần đăng nhập.

Sau đó nhấn vào nút More Settings.

OutlookMailMoreSetting

Chọn Outgoing Server trong cửa sổ mới hiện lên. Tại đây bạn cần đánh dấu chọn My outgoing server (SMTP) requires authentication. Đây là việc cần thiết nếu nhà cung cấp email/hosting đòi hỏi SMTP authentication.

chọn outgoing server authentication trên Microsoft Outlook 2013.

Tham khảo: Cách tạo chữ ký trong Outlook đẹp và chuyên nghiệp

Sau đó chọn Advanced, để nhập số port numbers và kết nối mã hóa như hình bên dưới:

Advanced settings

Khi mọi thứ đã điền, nhấn OK.

OK location

Bạn sẽ được chuyển hướng tới trang trước. Chọn Next. Outlook Mail sẽ tự động kiểm tra việc gửi nhận email bằng một email mẫu. Nếu thành công bạn sẽ thấy: Test results

Nếu thấy thông báo lỗi, hãy kiểm tra lại toàn bộ thông tin cấu hình và đảm bảo bạn đã điền đúng với thông số mà nhà cung cấp đã cấp cho bạn, và có thể liên hệ với nhà cung cấp để được hướng dẫn thêm. Nhấn Close nếu kiểm tra thành công.

Sau khi thành công, trên Outlook bạn sẽ thấy cửa sổ sau:

Success message

Chọn Finish và sử dụng email trên Outlook Mail.

Khác biệt giữ IMAP và POP

Vậy có gì khác nhau giữa IMAP và POP?

IMAP (Internet Message Access Protocol) giúp đồng bộ theo thời gian thực giữa server và mail client.

Ví dụ, nếu bạn đánh dấu mail chưa đọc trên Outlook, vậy email thực tế trên server cũng được đánh dấu chưa đọc. Lựa chọn này được nhiều người dùng đa thiết bị lựa chọn hơn.

POP (Post Office Protocol) tải, lưu trữ email cục bộ và xóa trên server. Ngoài ra, thay đổi email trên Outlook sẽ không được áp dụng trên server. Ví dụ như các thư mục mới tạo ra trên Outlook sẽ không được đồng bộ hay tự động tạo ra trên thiết bị khác.

Tất nhiên, bạn cũng có thể thiết lập tài khoản mail Outlook để giữ lại một bản copy của email trên server thay vì xóa nó đi. Nhưng mặc dù là cùng 1 nội dung, email giữa Outlook và mail server sẽ được xem là tách biệt lẫn nhau, thay đổi trạng thái của một email sẽ không đồng bộ đến email còn lại. Ưu điểm của POP là khi bạn có nhiều email và bạn chỉ muốn email được lưu tập trung trên một thiết bị, để cả khi không có kết nối internet bạn vẫn có thể xem được hoàn chỉnh email.

Lấy thông tin POP3/IMAP và SMTP

Đầu tiên, từ nhà cung cấp dịch vụ email, bạn cần có thông tin chi tiết POP3/IMAPSMTP của email bạn muốn cài lên Outlook Mail Client. Khi đăng ký email theo tên miền bạn sẽ được cung cấp các thông tin này hoặc nhà cung cấp sẽ gửi thông tin cấu hình cho bạn. Trong phần này chúng tôi sẽ chỉ bạn cách lấy thông tin cấu hình email từ 2 nơi: email hosting được tặng kèm gói hosting va2 email doanh nghiệp của Hostinger. Nếu bạn đang dùng dịch vụ email của nhà cung cấp khác bạn có thể liên hệ họ để lấy thông tin cấu hình POP/IMAP và SMTP.

Cách lấy thông tin cấu hình IMAP/POP và SMTP của email miễn phí Hostinger:

  1. Đăng nhập vào control panel của Hostinger và truy cập mục Email Accounts. vào tài khoản email trên hostinger control panel
  2. Trong phần email bạn kéo xuống sẽ thấy toàn bộ thông tin cấu hình email account dưới phần Email Details. lấy thông tin cấu hình thiết lập email trên outlook và mail client

Lưu các thông tin này. Bạn cần dùng đến nó để cài đặt Outlook mail.

Cách lấy thông tin cấu hình IMAP/POP và SMTP của email doanh nghiệp :

Nếu bạn sử dụng email doanh nghiệp của Hostinger, bạn có thể dùng các thông tin cấu hình IMAP/POP như bên dưới:

Cho IMAP (incoming emails)

imap.flockmail.com Port 993 SSL/TLS

Cho POP (incoming emails)

pop.flockmail.com Port 995 SSL/TLS

Cho SMTP (outgoing emails)

smtp.flockmail.com Port 587 STARTTLS

Lời kết

Cài đặt Outlook email không khó như bạn nghĩ. Toàn bộ các bước rất trực quan và bạn chỉ cần thao tác một lần. Giờ bạn đã biết cách cài đặt email trên Outlook Mail để dễ dàng nhận và gửi email thay vì chỉ sử dụng webmail.

Nếu bạn gặp vấn đề trong việc cài đặt Outlook hoặc tìm thông tin cấu hình email, bạn hãy để lại bình luận bên dưới nhé.

Tham khảo: Hướng dẫn cách lưu email Outlook về máy tính nhanh chóng nhất

Bình chọn
5/5
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest

Khám phá nhiều chủ đề khác