Blog Tin Học

Cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong Excel đơn giản

Trong lúc sắp xếp và tính toán trên Microsoft Excel, bạn có nhu cầu xếp tên theo thứ tự bảng chữ cái ABC nhưng không biết làm thế nào. Vậy hãy để bài viết hướng dẫn bạn cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong Excel đơn giản, nhanh chóng nhất nhé!

1. Vì sao cần sắp xếp tên theo thứ tự chữ cái?

Xem thêm: Cách sắp xếp tên theo abc trong excel

– Thao tác thực hiện xếp tên đơn giản, dễ thực hiện.

– Sắp xếp tên theo thứ tự bảng chữ cái để dễ quản lý, theo dõi, tìm kiếm tên.

– Tạo được sự chuyên nghiệp khi làm việc với Excel, giúp người xem dễ dàng theo dõi dữ liệu, sắp xếp khoa học, đẹp mắt.

2. Sắp xếp khi Họ và Tên riêng hai cột

Hướng dẫn nhanh

Bôi đen cột dữ liệu cần sắp xếp > Chọn Data > Chọn Sort A to Z sau đó sắp xếp lại cột số thứ tự cho đúng bằng cách bôi đen cột số thứ tự > Chọn Fill Series.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Tại bảng Excel, bạn bôi đen cột dữ liệu cần sắp xếp (ở đây là cột Tên) > Chọn thẻ Data > Chọn biểu tượng Sort A to Z.

Bôi đen cột tên, chọn Data rồi chọn Sort A to ZBôi đen cột tên, chọn Data rồi chọn Sort A to Z

Lúc này cột tên đã được xếp theo thứ tự ABC, tuy nhiên cột số thứ tự cũng thay đổi theo và bị đảo lộn. Do đó bạn cần tiến hành sắp xếp lại cột số thứ tự này.

Cột tên được xếp theo thứ tự ABC nhưng số thứ tự bị đảo lộnCột tên được xếp theo thứ tự ABC nhưng số thứ tự bị đảo lộn

Bước 2: Điền số thứ tự ô đầu tiên trong danh sách tên là 1 > Di chuyển chuột đến góc dưới bên phải của ô thứ nhất sao cho con trỏ chuột chuyển thành dấu cộng như hình.

Điền số thứ tự 1 cho ô đầu tiên và đưa con trỏ chuột tới góc dưới bên phải của ôĐiền số thứ tự 1 cho ô đầu tiên và đưa con trỏ chuột tới góc dưới bên phải của ô

Bước 3: Bạn nhấn giữ và kéo thả chuột (hoặc click đúp chuột trái) để sao chép xuống những ô còn lại. Như vậy tất cả các ô số thứ tự sẽ đều chuyển thành 1.

Nhấn giữ và kéo thả chuột đến những ô còn lạiNhấn giữ và kéo thả chuột đến những ô còn lại

Bước 4: Click vào biểu tượng tùy chọn bên dưới > Chọn Fill Series để sắp xếp cột số thứ tự theo đúng trật tự.

Chọn Fill SeriesChọn Fill Series

Như vậy là bạn đã hoàn thành việc sắp xếp tên theo bảng chữ cái ABC rồi đấy!

Kết quảKết quả

3. Sắp xếp khi Họ và Tên chung một cột

Hướng dẫn nhanh

Thêm cột Tên:

Nhấn chuột phải vào cột bên phải cột Họ và tên > Chọn Insert > Đổi tên cột vừa tạo thành cột Tên > Sao chép thông tin ở cột Họ và tên sang cột Tên > Bôi đen cột Tên > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H > Nhập dấu “*” + dấu cách (Space) và chọn Replace All > Nhấn Close > Nhấn OK.

Sắp xếp thứ tự cột Tên:

Bôi đen cột tên > Chọn ribbon Data > Chọn Sort AZ > Chỉnh cách Sort > Bôi đen cột số thứ tự > Nhấn biểu tượng dấu cộng bên dưới rồi chọn Fill Series.

Hướng dẫn chi tiết

Tách Tên ra khỏi Họ và Tên

Tham khảo: Công thức tính số liên kết pi

Bước 1: Bôi đen rồi click chuột phải vào cột kế bên cột Họ và tên > Chọn Insert. Một cột trống được chèn thêm vào kế bên cột Họ và tên.

Chọn Insert để chèn thêm cột vào kế bên cột Họ và tênChọn Insert để chèn thêm cột vào kế bên cột Họ và tên

Bước 2: Đặt tên cho cột vừa tạo là cột Tên > Sao chép toàn bộ nội dung ở cột Họ và tên sang cột Tên.

Đặt tên cho cột mới là

Đặt tên cho cột mới là

Bước 3: Bôi đen cột Tên > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở giao diện Find and Replace > Tại phần Find what, bạn nhập * dấu cách > Chọn Replace All.

Thao tác với hộp thoại Find and ReplaceThao tác với hộp thoại Find and Replace

Bước 4: Click chọn OK để xác nhận > Nhấn chọn Close để đóng cửa sổ Find and Replace.

Nhấn OK rồi chọn CloseNhấn OK rồi chọn Close

Lúc này, bạn sẽ có bảng với cột Tên đã được tách riêng biệt.

Cột Tên được tách riêngCột Tên được tách riêng

Tách Họ và Tên lót

Bước 5: Tiếp tục chèn thêm một cột để tách phần họ và tên đệm: Bôi đen và nhấn chuột phải vào cột kế bên cột Họ và tên > Chọn Insert để chèn thêm một cột trống.

Chèn thêm một cột vào kế bên cột Họ và tênChèn thêm một cột vào kế bên cột Họ và tên

Bước 6: Tại ô C2 (ô họ và tên lót), bạn nhập công thức: =LEFT(B2,LEN(B2)-LEN(D2)) > Nhấn Enter.

Nhập công thức tách họ và tên đệmNhập công thức tách họ và tên đệm

Lúc này bạn sẽ có kết quả là phần họ và tên đệm được tách riêng ra.

Bước 7: Đưa con trỏ chuột vào góc dưới bên phải của ô tên đệm vừa tách sao cho con trỏ chuột chuyển thành dấu + như hình dưới.

Đưa con trỏ chuột vào góc dưới bên phải của ô tên đệm vừa táchĐưa con trỏ chuột vào góc dưới bên phải của ô tên đệm vừa tách

Bước 8: Nhấn giữ và kéo thả chuột đến những ô còn lại để sao chép công thức. Vậy là bạn đã có cột họ đệm được tách riêng.

Nhấn và giữ chuột rồi kéo xuống những ô còn lạiNhấn và giữ chuột rồi kéo xuống những ô còn lại

Bước 9: Tới đây, để cho đẹp và thuận lợi cho việc trình bày thì bạn hãy bôi đen và nhấn chuột phải vào cột Họ và tên > Chọn Hide để ẩn cột này đi.

Ẩn cột Họ và tênẨn cột Họ và tên

Tham khảo: TOP 5 phần mềm dự toán xây dựng miễn phí tốt nhất, hiệu quả nhất

Lúc này, thao tác sắp xếp cũng như cách ở mục 1 bên trên.

Sắp xếp tên theo thứ tự ABC

Bước 10: Bôi đen cột tên > Chọn thẻ Data > Chọn biểu tượng Sort A to Z.

Bôi đen cột tên, chọn Data rồi chọn Sort A to ZBôi đen cột tên, chọn Data rồi chọn Sort A to Z

Bước 11: Cột tên đã được xếp theo thứ tự ABC, tuy nhiên cột số thứ tự cũng thay đổi theo và bị đảo lộn. Bạn cần tiến hành sắp xếp lại cột số thứ tự này.

Cột tên được xếp nhưng cột số thứ tự bị đảo lộnCột tên được xếp nhưng cột số thứ tự bị đảo lộn

Bước 12: Điền số thứ tự ô đầu tiên trong danh sách tên là 1 > Đưa con trỏ chuột đến góc dưới bên phải của ô thứ nhất sao cho con trỏ chuột chuyển thành dấu cộng như hình bên dưới.

Điền 1 vào ô đầu tiên và đưa con trỏ chuột tới góc dưới bên phảiĐiền 1 vào ô đầu tiên và đưa con trỏ chuột tới góc dưới bên phải

Bước 13: Bạn nhấn giữ và kéo thả chuột (hoặc click đúp chuột trái) để dán xuống những ô còn lại. Như vậy tất cả các ô số thứ tự sẽ đều chuyển thành 1.

Nhấn giữ và kéo thả chuột xuống những ô còn lạiNhấn giữ và kéo thả chuột xuống những ô còn lại

Bước 14: Click vào biểu tượng tùy chọn bên dưới > Chọn Fill Series để sắp xếp cột số thứ tự theo đúng trật tự.

Chọn vào tùy chọn Fill SeriesChọn vào tùy chọn Fill Series

Sau khi hoàn tất, cột tên đã được sắp xếp tên theo bảng chữ cái ABC.

Kết quả tên đã được sắp xếpKết quả tên đã được sắp xếp

4. Tạo bộ lọc sắp xếp nhanh

Hướng dẫn nhanh

Chọn Data > Chọn Sort & Filter > Chọn Filter > Chọn biểu tượng mũi tên > Chọn Sort A to Z hoặc Sort Z to A > Chọn OK.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Tại bảng Excel, bạn nhấn chọn thẻ Data > Chọn Filter.

Chọn thẻ Data và chọn FilterChọn thẻ Data và chọn Filter

Bước 2: Click vào biểu tượng mũi tên ở ô Tên > Chọn Sort A to Z để sắp xếp tên theo thứ tự chữ cái ABC > Nhấn chọn OK.

Sắp xếp tên theo chữ cái ABCSắp xếp tên theo chữ cái ABC

Sau khi hoàn tất, cột tên đã được sắp xếp theo chữ cái ABC bằng cách tạo bộ lọc sắp xếp nhanh.

Sắp xếp tên theo chữ cái ABCSắp xếp tên theo chữ cái ABC

Một số mẫu laptop giúp bạn thao tác với Microsoft Excel tốt hơn:

Trên đây là bài viết hướng dẫn cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong Excel đơn giản, nhanh chóng. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn trong việc sử dụng phần mềm này tiện lợi, hiệu quả hơn. Chúc các bạn thành công!

Tham khảo: Hướng dẫn cách sử dụng hàm DATE trong Excel thông qua ví dụ

Bình chọn
5/5
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest

Khám phá nhiều chủ đề khác